IBM이 내다본 '비대면 시대 中企 생존법'···‘디지털화’
IBM이 내다본 '비대면 시대 中企 생존법'···‘디지털화’
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보고서 통해 ‘자동화 솔루션’ 필요 강조,
기존 그룹웨어 수준 환경구축도 필요
사진은 '2019창업박람회'에 출품된 중소기업 부스로서 본문 기사와 직접 관련은 없음.
'2019 창업박람회'에 출품된 중소기업 부스

[중소기업투데이 이종선 기자] 코로나19 장기화로 사회적 거리 두기가 길어지고 있다. 이런 분위기 속에서 디지털 기술을 잘 활용하는 중소기업과 그렇지 못한 조직의 희비가 교차한다. 디지털 기반의 업무 처리 환경이 잘 갖추어진 곳은 재택 근무, 유연 근무, 탄력 근무 수용에 여유가 있어 경쟁력이 높아질 수 밖에 없다. 최근 미국 IBM과 관련 전문가들은 디지털화가 중소기업의 생존에 지대한 영향을 끼칠 것이라는 전망을 담은 일련의 보고서를 공개해 관심을 끈다.

개인 데스크톱 사용? 도태될 수도

이에 따르면 아직도 개인용 데스크톱을 주로 사용하는 등 디지털화가 늦은 기업은 자칫 도태될 수 있다는 지적이다. 데스크톱에 의존하는 기업은 직원이 사무실에 꼭 있어야만 업무가 진행된다. 만에 하나라도 코로나19 등에 의해 건물 폐쇄 같은 긴급 상황이 발생하면 업무 중단을 피할 수 없게 된다. 이런 경우를 대비해 중소기업일수록 이 기회에 디지털화를 서둘러야 한다고 조언한다.

비즈니스 현황, 원격에서 한눈에 파악하는 대쉬보드

그중에서도 클라우드 기반 업무 관리 솔루션이 대표적이다. 이는 오프라인 중심 업무 수행 방식에서 벗어나 디지털 조직으로 거듭나는 방안이다. 최근 클라우드 기반 서비스의 발전으로 이처럼 디지털화가 어렵지 않게 가능해졌다. 대기업만 할 수 있었던 업무 시스템화 및 자동화를 이제는 중소기업도 의지만 있다면 간편히 이용할 수 있다. 시중에는 이미 중소기업 업무처리 방식에 최적화된 솔루션도 출시되어 있다. 직접 이를 구매하기보단, 클라우드 방식으로 이용할 수 있어 시스템 구축과 운영 부담 없이 신청 즉시 사용할 수 있다. 이는 영업 관리, 업무 관리, 전사 업무 현황을 한눈에 보여주는 대시보드 등의 기능을 두루 제공한다.

영업관리와 마케팅 등도 자동화 프로세스로

즉, 대기업과 중견기업이 사용하는 그룹웨어, 영업 자동화 시스템, 고객 관리 시스템, 임원 대시보드, 모바일 오피스 환경이 제공하는 기능을 하나로 모두 이용할 수 있다. 흔히 중소기업의 영업 정보 중 상당수는 영업 사원의 머릿속과 데스크톱에 담겨 있다. 이들 지식과 정보를 다른 팀원과 경영진이 투명하게 바라볼 수 있는 형태로 가시화하는게 디지털화의 목표이기도 하다. 업무 일지를 쓰거나, 문서 형태의 보고서 작성만으로는 부족하다. 그래서 자동화 솔루션을 통해 영업 관리 기능을 자동화한다. 즉 검증된 영업 관리 및 자동화 프로세스를 조직의 문화에 융합하고, 마케팅 찬스를 발굴하고 제안하며, 판매 및 수금까지 투명하게 실시간 흐름을 파악하고 관련 정보를 공유할 수 있다. 경영진 역시 따로 보고서를 받지 않아도 영업, 계약, 고객 관련 내용을 일목요연하게 파악할 수 있다. 영업 팀원간 정보 공유 역시 별다른 노력이나 학습 없이 자연스럽게 이루어진다.

비용지출, 조직관리 등도 전자화, 자동화

일정 관리는 조직 운영의 기본이다. 특히 중소기업 현장의 일정 관리는 각종 협업 도구를 이용해 일정을 공유하지만, 막상 누가 어디서 무엇을 했는지 뚜렷하게 보이지 않는다는 단점이 있다. 반면에 자동화 솔루션은 개인, 팀, 전사 조직원 모두의 일정을 간단히 공유할 수 있게 한다. 누가, 언제, 어떤 일정에 맞춰 업무를 보는지 일일이 물어보지 않아도 알 수 있고, 개인 포털에서 각자 해야 할 일, 사내 주요 공지 사항 등을 놓치지 않고 챙겨 볼 수도 있다. 심지어는 일정과 연계해 유류비와 시간 외 수당까지 계산할 수 있고, 전자결재 기능도 물론 제공한다. 지출 결의, 법인카드, 직원수당 및 인센티브 관리 등을 쉽게 체계화할 수도 있다. 일정관리, 전자결재에 더해 지식관리 기능까지 지원하는 등 흔히 대기업들이 사용하는 그룹웨어 기능을 최저 비용으로 도입케 하는 중소기업용 자동화 솔루션도 다수 출시되고 있다.

모바일 기기에서도 자동화 솔루션 작동 가능

그 중엔 AI와 중요 경영 현황 정보를 시각적으로 보여주는 대시보드 기능을 제공하는 솔루션도 있다. 이 대시보드는 영업 실적, 계약 내용, 자금 현황, 고객사 등 다양한 분석 정보를 제공하여 경영진이 풍부한 통찰력을 바탕으로 효과적인 의사결정을 할 수 있도록 돕는다.

중소기업에 딱 맞는 모바일 오피스도 있다. 일상적인 비대면 상황을 맞이해 이미 많은 중소기업이 모바일 오피스의 중요성을 절감하고 있다. 자동화 솔루션의 중요 기능을 모바일 기기에서도 편리하게 이용할 수 있도록 안드로이드 앱과 iOS 앱을 지원하기도 한다. 따라서 중요 데이터 입력과 조회 그리고 결재 등의 단순 업무를 모바일 기기에서 간편히 처리할 수 있게 한다.

IBM은 보고서를 통해 “중소기업 디지털 전환은 더 이상 미룰 사안이 아니다”면서 “조금만 관심을 두면 이미 구독 형태의 클라우드 그룹웨어 서비스에 많은 선택지가 있다는 것을 알 수 있다”고 권했다. IBM은 또 “어떤 서비스가 우리 회사에 맞는지 선택하기도 어렵고, 당장 전사적 디지털화를 위한 예산 마련도 벅찰 수 있지만, 의지만 있으면 내부의 디지털 전환을 가속하는 환경을 반드시 구축해야 할 것”이라고 덧붙였다.


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