오도가도 못하는 '코로나위기', 中企 '온라인 화상상담'으로 타개
‘화상상담 성공전략’ 확산
화상시연과 제품설명으로 거래처와 소통
[중소기업투데이 이종선 기자] 인천 남동공단의 조명업체 A사 대표 연초 중국 광조우 현지 공장에서 OEM(주문자상표부착 생산방식)으로 홈조명용 SMP(전원 파워의 일종)를 발주했다. 그 후 대표 B씨와 엔지니어들이 생산관리와 검수 등을 위해 출장을 가려했으나, 코로나19 사태가 터졌다. 한 달 이상 물품 조달이 차질을 빚어 애를 먹던 B씨는 최근 화상회의를 통해 문제를 해결했다. 품질검사와 검수, 성능검사, 시연 등을 화상으로 검증하고, 국내 통관까지 할 수 있게 된 것이다.
대형 UV프린터, 솔벤트 프린터 등을 반가공하는 경기도의 한 장비업체도 그런 경우다. 이 회사는 해외수출이 전체 매출의 60~70%를 차지한다. 그러나 코로나 팬데믹으로 인해 각국 바이어들이 오도 가도 못하게 되자, 아예 전사적으로 화상회의 솔루션을 일상화시켰다. 이 회사의 한 임원은 “헤드(프린터 잉크 분사기)나 센서, (시간당 인쇄) 속도, 출력 화질과 품질 등의 시연 장면을 화상으로 확인하고 거래를 성사시키는 경우가 대부분”이라고 전했다.
ICT기술 취약해도 ‘화상 솔루션’ 필수
이처럼 코로나19로 해외 수출입 길이 막힌 중소기업들 중엔 해외 판로 개척을 위해 화상 상담을 이용하는 경우가 늘어나고 있다. 특히 수출 부진을 타개하기 위해 온라인 마케팅에 집중하는 경우도 점차 많아지고 있다. 아직은 ICT 기술이 취약한 소기업들로선 쉽지 않은 일이지만, 그럼에도 불구하고 이 기회에 비대면의 화상을 통한 거래 문화에 익숙해져야 한다는게 전문가들의 조언이다.
실제로 앞서 사례로 든 프린터 장비업체처럼 전 사원들을 대상으로 한 화상회의나 화상상담 솔루션에 적응할 수 있도록 ‘시스템화’하는게 필요하다는 지적이다. 이미 대기업은 말할 것도 없고, 이미 많은 중견기업들도 화상상담을 실행하고 있다. 그래서 “종업원 수십명 수준의 소기업들도 이젠 살아남기 위해선 비대면, 원경의 화상 시스템을 구축하고, 생활화해야 한다”는 지적이다. 바이어나 거래처와 테이블에 앉아 상담을 나누던 것과는 달리, 앞으론 실시간 온라인 상담을 통해 바이어에게 제품을 시연하고 의사소통할 수 있어야 한다는 것이다.
화상상담 ‘성공비법’도 나돌아
최근엔 화상상담을 통한 원활한 거래를 위한 일종의 ‘수칙’도 업계에 확산되고 있다. 한국무역연구원의 경우 화상상담의 성공을 위한 일종의 거래 준칙을 내놓아 관심을 끌었다. 이에 따르면 우선 온라인 시청각 자료를 활용해 화상 상담 참여자의 관심도를 높이고, 제품 시연 영상으로 효과적인 상담도 가능하다. 견적서, 브로슈어 파일 등을 실시간 공유할 수도 있어 의사 소통에도 좋다.
화상상담일수록 더욱 신뢰감을 주는게 중요하다. 그래서 공인 시험성적서, 인증서 등 제품 스펙을 증빙할 수 있는 자료를 준비하는게 좋다. 기존 거래처와의 실적자료로 상대방의 신뢰를 얻는게 좋고, 신제품이 나올 경우 상대방과 우선 독점계약을 맺을 것임을 조건으로 내세우는 것도 좋은 방법이다.
무엇보다 원활한 상담 환경을 구축하는게 중요하다. 즉 화상상담 직전은 물론 평소에도 늘 인터넷 연결 상태를 확인하고 화상회의 프로그램 사용법을 숙지할 필요가 있다. 그래서 화상을 통해 제품의 상태나 성능, 디자인, 색상, 특장점 등을 바이어에게 정확하게 전달할 수 있어야 한다. 특히 상대 국가와의 시차를 고려하며, 상담시간을 안배할 필요가 있다. 예를 들어 한국시간만을 생각한 나머지, 상대국가의 퇴근 시간 직전이나 아침 이른 시간 등에 상담을 실시할 경우 효과가 반감될 수 밖에 없다.
상담시엔 장기적 안목으로 접근해야 한다. 즉, 기존에 이미 상담을 했거나 거래를 하고 있는 업체라도 상담 끝나기 전에 구체적인 후속 상담이나 미팅 일정을 미리 약속해야 한다. 또 제품 특성별 맞춤형 전략이 필요하다는게 전문가들의 조언이다. 예를 들어 소비재의 경우는 바이어에게 상담 전에 미리 샘플을 발송하고, 화상 카메라를 통해 시연을 해보이는게 좋다. IT콘텐츠나 SW인 경우는 그런 물리적 제약이 없어 좋다. 그냥 화상상담 시점에 바로 시연을 할 수 있기 때문이다. 반면에 장비나 기자재의 경우는 치밀한 설계도면이나 생생하면서도 화질이 뛰어난 시연 영상을 반드시 준비해야 한다는 지적이다.